Bir ofis binasında herkes asansörün yavaşlığından şikayetçi. Şikayetler çoğalınca konuyu bina görevlisine götürürler. Görevli çözüm olarak asansör duvarlarına ayna konulmasını teklif eder. Ayna çözümü oldukça ilginç bir yaklaşım, zira şikayet edilen sorunu aslında ortadan kaldırmıyor. Yani asansörü hızlandırmıyor, onun yerine problemin tanımını değiştiriyor. Problemi “Asansör yavaş” yerine “Asansörü beklemek sıkıcı” olarak tanımlıyor ve çözüm olarak insanların aynada kendini inceleme imkanını sunuyor. İnsanlar aynaya bakarak kendilerini oyaladıklarından beklemek artık o kadar sıkıcı olmuyor ve şikayetler ciddi oranda azalıyor. Görevlinin burada yaptığı problemi baştan tanımlamak.
Problemlerin benzer şekilde, yeniden tanımlanarak daha etkili çözülmelerini sağlamak için yönetim danışmanı T. Wedellsborg 7 adımlı bir model öneriyor.
- Bu 7 adımlı model konusunda çalıştığınız insanları bilgilendirin ve eğitin
Şirketlerde en deneyimli yöneticiler bile problemi yeniden tanımlamaktan ziyade hızla çözüm bulma aşamasına geçmek isterler. “Problemleri yeniden tanımlayarak” meseleleri çok daha etkili çözebileceğinize birlikte çalıştığınız insanları ikna etmelisiniz. Ekipçe bu şekilde düşünmeye çalışmalısınız.
- Çalışmaya farklı uzmanlık alanlarından kişileri dahil edin
Her zamanki çalışma grubunuza, görüşlerine değer verdiğiniz farklı iş birimlerinde çalışan kişileri de dahil edin. Onlardan sorunun ne olduğunu saptamalarını isteyin. Bu kişiler konu uzmanı olmadıklarından çözüm sunmak yerine problemi kendi bakış açılarına göre yeniden tanımlayacaklardır. Bu sayede gruba yeni bir iç görü sağlayacaklardır.
- İnsanlardan fikirlerini yazılı alın
Bir çalışma grubu içinde tüm katılımcılar sorunun ne olduğu konusunda hemfikir olabilirler. Örneğin, pazarlama ekibinin yeni ürünündeki sorunun “inovasyon eksikliği” olduğunda görüş birliği var. Ancak kişilerden ayrı ayrı yazılı görüşlerini istediğinizde “yeterince inovasyon eğitimi yapılmıyor”, “müşterilerin beklentileri doğru anlaşılmıyor”, “yönetim yenilikçi fikirleri desteklemiyor” gibi grup üyelerinden sorunla ilgili çok farklı görüşler çıkabilir. Bu nedenle tüm katılımcılardan toplantı öncesinde sorunun ne olduğuna dair yazılı görüş alın. Bu, problemin yeniden tanımlanması için zengin bir veri sağlar ve tartışma için iyi bir zemin oluşturur.
- Ne eksik kalmış olabilir, diye sorun
Bazen, bir problemin tanımının dışında kalanlar, problemin çözümü için yol gösterici olabilir. Bölümünüzce üst yönetime yapılan sunumlar beğenilmiyor ve sunum toplantıları gergin geçiyor. Sunumun akışında bir problem olduğunu düşünüp, rakamları, konu başlıklarını, tekrar tekrar
kontrol etseniz de aynı sorunu yaşıyorsunuz. Belki de sorun sunumda yer alanlardan ziyade, sunuma eklemediğiniz, ama üst yönetimin duymak istediği verimlilik ölçümleri, sonuçların iş çıktıları üzerindeki etkisi gibi, farklı başlıklar. Üst Yönetim tarafından beğenilen sunumları inceleme fırsatı bulabilirseniz o sunumlarda yer alan farklı başlıkların neler olduğu size ve ekibinize yol gösterebilir. Özetle, “Problemle ilgili ne eksik kalmış olabilir?” diye sorun.
- Aradığınız cevap çok farklı bir yönde saklanmış olabilir.
Bazen ekip içinden görüşler yeterli olmayabilir, farklı eğitim ve uzmanlık alanlarından kişilerin görüşlerine ihtiyaç duyulabilir. Nickelodeon çocuklara yönelik yeni bir uygulama geliştirdiğinde, çocukların uygulamayı çok merak ettiğini, ancak üyelik için şifre girmek gerektiğinde çoğunun vazgeçtiğini tespit ediyor. Bilgi teknolojileri sistemlerine yönelik olarak bir çok düzenleme yapılıyor, ama sonuç alınamıyor. En sonunda çocukların tek başlarına giriş yapmaktan çekindiğini fark eden uygulamacılar konunun teknik değil, psikolojik bir konu olduğunu anlıyor. İlgili uzmanların görüşleri alınarak çocuklara yol gösteren ve çocukların kendilerini güvende hissetmelerini sağlayan videoların hazırlanmasının ardından sisteme giriş oranı 10 kat artıyor.
- Problemin “olmadığı” anları düşünün
Ters köşeden bakıp problemin yaşanmadığı durumlarda nelerin farklı olduğuna odaklanın. Örneğin, çalışan memnuniyeti araştırmalarında, sadece nelerin eksik ya da memnuniyetsizlik yarattığına bakmayın. Memnun çalışanların ortak hangi özellikleri & düşünceleri taşıdığına bakmak diğer çalışanların memnuniyetlerini arttırmak için önemli veriler sağlayacaktır.
- Gerçek Amacı Sorgulayın
Biri cam açık kalsın, diğeri kapalı kalsın diye kavga eden iki insan var. Birinin derdi temiz hava almak, öbürününki ise cereyandan korunmak. Çözüm yan odadaki camı açmak olabilir. Bazen bir problemi oluşturan, temelde yatan gerçek menfaat çakışması gözden kaçar ve sorunun kendisi öne çıkar. Bu örnekte konu, camın açık ya da kapalı kalması üzerine bir güç çatışmasına dönüşmüş olsa da, asıl ihtiyacın “cereyan olmadan odaya temiz hava girmesi” olduğu hatırlanırsa yan odadaki camı açmanın çok iyi bir çözüm olduğu fark edilecektir. Böylesi durumlarda “Neden?”, ”Amaç Ne?” sorularına cevap vererek farklı çözümlere ulaşmak mümkün olabilir.
Bu hafta içinde karşılaştığınız önemli bir sorunda meseleyi çözerken bu yedi adımlı tekniği uygulayın.
Psikolog bir arkadaşımın birebir tavsiyesi: Problemi çözmenin tek yolu irdelemektir. Teşekkürler hocam.