Hep aynı şekilde mi karar vermeliyiz yoksa farklı koşullarda farklı karar oluşturma süreçleri mi kullanmalıyız? Her karar için kıyaslama çalışması yapılır mı? Yönetici karar sürecini ne zaman delege edebilir? Kararların ne zaman kapsamlı bir şekilde tartışılması gerekir? Bu gibi sorular her çalışanın farkında olması gereken sorulardır.

Araştırmacı Snowden ve Boone 10 yıldır karar oluşturma araştırmaları yapmaktalar. İki yazar Harvard Business Review’daki makalelerinde Cynefin (ku-nev-in, diye okunuyor) diye Galce bir kavram üzerine odaklanıyorlar. Cynefin içinde bulunduğumuz koşulların kararlarımızı çok farklı bir şekilde etkileyebileceğini bizlere işaret ediyor ve araştırma sonuçları bu koşulları da 4 ana grupta topluyor :

1. Basit Durumlar. Neden-sonuç ilişkisinin net olduğu, herkesin üzerinde uzlaşabileceği doğru bir cevabın (çözümün) olduğu durumlardır. Örneğin, üretim hatası sebebiyle kalite standartlarını karşılayamama, süreçlerdeki yanlış bir tasarım sonucu müşteri taleplerine geç geri dönülmesi gibi durumlar. Böyle konularda daha hızlı, doğru ve etkin karar oluşturabilmek için yöneticiler aşağıdaki adımları izleyebilir.

o İlk önce en doğru ve uygun süreçlerin uygulamada olup olmadığı kontrol edilebilir. Sürekli yaşanan hataların ortadan kaldırılması için süreç iyileştirme çalışması yapılabilir.

o Sorunun çözülmesi için iş uzmanına delege edilebilir, yönetici konuyu takip edebilir.

o En iyi uygulamalara başvurulur, iyi örnekler adapte edilebilir.

o Açık ve net bir iletişim tarzı benimsenmesi tavsiye edilir.

2. Muğlak Durumlar. Neden-sonuç ilişkisinin hemen farkedilemediği, birden çok doğru cevabın olabileceği, uzman görüşünün şart olduğu durumlardır. Örneğin, müşteri memnuniyet analizinde bir problem olmamasına rağmen ürünlerin tekrar satın alma oranlarının düşük olması, çalışan işten ayrılma oranlarının 6-12 aylar arasında zirve yapması gibi konular. Böylesi durumlarda yöneticiler konuya daha fazla dahil olmalıdır. En doğru çözüm seçeneğini üretebilmek için aşağıdaki adımları takip edebilir.

o Şirket içinden ya da dışından konu uzmanları davet edilebilir.

o Farklı paydaşların katılımı desteklenir, özellikle birbiri ile çelişen farklı bakış açıları dinlenmesi tavsiye edilir.

o Yönetici de konuyu analiz eder ve görüşünü sunabilir.

3. Kompleks Durumlar. Sorunun değişken ve tahmin edilemez bir görünüm aldığı, doğru bir cevabın olmadığı, duruma özel çözümlerin, anlık olarak ortaya çıktığı, yaratıcı ve yenilikçi yaklaşımlara ihtiyaç duyulan durumlardır. Günümüzde teknolojinin gelişmesi ile şirketlerin yaşadığı bir çok sorun bu alana doğru yönlenmeye başlamıştır. Buna iyi bir örnek Youtube ve müşterileridir. Youtube’ın kurucuları bile ürünlerinin kullanım alanının eğitimden, politikaya, sağlıktan, yaşam tarzına yayılacağını başta tahmin etmemişlerdi. Youtube bugün, gizlilik, güvenlik, cocuk ve yetişkin erişimi, entelektüel sermayenin korunması vb, her gün farklı bir alanda ortaya çıkan sorun ve ihtiyaçları karşılamaya ve çözmeye çalışıyor. Bu tip kompleks durumlarda şunlar yapılabilir.

o En iyi çözümlere ulaşabilmek için, trendlerin oluşmasına izin verecek ortam ve deneylerin yapılmasına izin verilmelidir. Yöneticiler çalışanlarına zaman baskısı yapmamalı, sorunun değişken yapısı sebebi ile problem çözücülerin oluşan trendleri algılamalarını sağlayacak kadar gözlem ve deney yapmalarına izin verilmelidir.

o Problem çözücüler arası iletişim ve etkileşim teşvik edilmelidir.

o Yeni fikirlerin oluşmasını sağlayacak ortamlar yaratılmalıdır. Çeşitlilik desteklenmeli, farklı sistem ve seviyelerden görüş alınmalıdır.

4. Kaotik Durumlar. Neden-sonuç ilişkisinin olmadığı, tansiyonun yükseldiği, bir çok çözüme ihtiyaç duyulan ancak zamanın olmadığı kriz durumlarıdır. Döviz kurlarındaki anormal hareketler, gıda sağlığında kopan bir skandal, terör saldırıları kaotik durumlara örnektir. Böylesi acil çözüm ve karar bekleyen özel durumlarda şunlar yapılabilir.

o Doğru cevaplardan ziyade o an neyin çözüm olduğuna bakılmalıdır.

o Düzenin ve güvenliğin tekrar sağlanması için acil önlem alınmalı ve harekete geçilmelidir.

o Lider tarafından, net, açık ve anlaşılır bir iletişim şekli benimsenmelidir.

o Çözüm için paralel takımlar kurulmalıdır. Fırsatların kaçmaması için farklı çözümlerin önerilmesi desteklenmelidir.

o Etkili liderler, kriz atlatıldıktan sonra kendilerine bir tavsiye ekibi kurarlar. Verilen kararların sorgulanmasını ve değerlendirilmesini talep ederler.

Bu hafta içinde çözmeniz gereken birkaç problemi Cynefin metoduna göre kategorize edin. Sorunun bu dört başlıktan hangisine karşılık geldiğini tespit edin. Ardından doğru çözümleri uygulayın.

Kaynak : Dünya Gazetesi